Почему документы теряются: решаем проблему низкой собираемости закрывающих документов

В любой компании, где ведётся работа с подрядчиками, клиентами или фрилансерами, регулярно возникает одна и та же проблема — закрывающие документы не собираются вовремя. То акт не подписан, то счёт-фактура не дошла, то письмо с документами потерялось в переписке. В итоге бухгалтерия тратит недели на напоминания и сверки, а бизнес несёт косвенные потери. Почему же это происходит и как навести порядок в документообороте?

Корень проблемы: человеческий фактор и отсутствие системности

Основная причина низкой собираемости документов — человеческий фактор. Исполнители и менеджеры просто не ставят приоритет на бюрократические задачи. После выполнения работы внимание переключается на новые проекты, а сбор подписей и отправка актов откладываются «на потом».

Не менее значимая причина — отсутствие единого стандарта документооборота. Когда каждый менеджер или подрядчик работает «по-своему», документы теряются уже на этапе передачи: кто-то высылает скан в мессенджер, кто-то прикрепляет к письму, а кто-то просто забывает.

В такой ситуации особенно важно использовать централизованные системы учёта. На портале https://konsol.pro/ можно увидеть примеры того, как автоматизация документооборота помогает минимизировать человеческие ошибки и ускорить процесс согласования.

Как понять, что система «пробуксовывает»

Признаки проблем с документооборотом видны почти сразу:

• акты выполненных работ или счета регулярно приходят с опозданием;
• бухгалтерия тратит время на постоянные напоминания;
• подрядчики не могут найти старые письма с документами;
• сверка данных в конце месяца превращается в хаос.

Если эти симптомы знакомы, значит, процесс не управляется системно. И чем больше компания, тем масштабнее последствия: замедление закрытия отчётных периодов, ошибки в налоговой отчётности, потери вычетов по НДС и ухудшение отношений с контрагентами.

Последствия хаоса в документообороте

Отсутствие чёткой схемы движения документов приводит не только к задержкам, но и к финансовым рискам. Потерянный акт может стать причиной:

• невозможности подтвердить расходы перед налоговой;
• спора с контрагентом из-за несогласованных сумм;
• отказа аудитора принять документы;
• штрафов за нарушение сроков отчётности.

Кроме того, страдает репутация компании. Если контрагент постоянно сталкивается с тем, что у вас «что-то потерялось», доверие постепенно снижается.

Как навести порядок: практические шаги

Чтобы снизить риск потери документов, важно не только внедрить инструменты автоматизации, но и пересмотреть саму логику работы.

1. Создайте единый регламент документооборота.
   Пропишите, кто и когда отправляет документы, какие форматы используются и где хранятся оригиналы.
2. Используйте электронный обмен.
   Цифровые подписи и ЭДО решают проблему утерянных бумаг и позволяют мгновенно подтвердить получение документов.
3. Настройте напоминания и контрольные точки.
   Если система автоматически уведомляет ответственных лиц о сроках отправки актов или подписания договоров, человеческий фактор перестаёт быть проблемой.
4. Храните документы централизованно.
   Все файлы должны иметь чёткую структуру: по проектам, датам или контрагентам. Это позволит найти нужный документ за секунды.
5. Обучите сотрудников.
   Даже самая продвинутая система не поможет, если пользователи не понимают, как ей пользоваться. Важно объяснить, зачем нужны правила и какие последствия ждут при их нарушении.

Цифровизация как путь к прозрачности

Компании, которые переводят документооборот в цифровую форму, отмечают снижение ошибок и ускорение процессов согласования. Электронные платформы позволяют не только хранить документы, но и отслеживать этапы прохождения — кто подписал, кто задерживает, где возник сбой.

Это меняет корпоративную культуру: документооборот перестаёт быть «болью бухгалтерии» и становится общим бизнес-процессом, в котором каждый участник видит свою зону ответственности.

Реклама. ООО “КОНСОЛЬ.ПРО”, ИНН: 7707418148