Архив приступает к оцифровке
Около 3 млн документов Иркутского областного архива планируется отсканировать за три года.
Из них 1,7 млн единиц перенести на микрофиши, которые могут хранить информацию в течение 100 лет. Однако, как рассказала на пресс-конференции директор ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» Ольга Семенова, это только 0,5% всех документов архива, которые находятся в ветхом состоянии.
10 марта архивисты отметили свой профессиональный праздник. Именно в этот день, в 1720 году, вышел указ Петра I, в котором было четко расписано, чем должны заниматься архивариусы (как раньше именовались работники архивного дела).
– Архивисты – это немногочисленная армия, в отличие от врачей или педагогов, – рассказала председатель Иркутского отделения Российского общества архивов и истории Надежда Шестакова. – В Иркутской области чуть больше 350 специалистов архивного дела и руководителей. И все они работают на пределе своих сил и возможностей. Для примера, в год они делают до 100 тыс. справок о заработной плате, стаже, сведений об оформлении пенсий. При этом чтобы представить одну справку, необходимо пересмотреть большой объем документов. Я не говорю о других запросах, которых тоже очень много. Богаче государственного архива Иркутской области за Уралом нет.
Всего в Иркутском областном архиве имеется пять хранилищ площадью 350 кв. м. Пространство полностью уставлено стеллажами, на которых находится более 1 млн дел, или 240 млн листов.
Самый старый материал датируется 1650-м годом.
Ежегодно востребовано 3–4% информационных ретро-ресурсов, что является одним из высоких показателей по России. Чтобы представить объем информации, которая хранится в областном архиве, Ольга Семенова привела такой пример – при ежедневной систематической ревизии документов все ресурсы можно проверить за 25 лет.
– В архив поступают только ценные и особо ценные информативные документы, – говорит Ольга Семенова. – В отличие от библиотек и музеев, мы храним сведения в одном экземпляре и, как правило, рукописном. Это особая система хранения и учета – любой документ должен четко возвращаться на свое место, иначе его потом не найдешь. Кстати, в Иркутском областном архиве в настоящее время в розыске находится 360 документов. Это очень немного. И материалы не обязательно утеряны. Они, возможно, находятся в других фондах или архивах. Отмечу, что мы должны хранить документы постоянно, но не вечно, потому что со временем происходит угасание текста и разрушение бумаги. На сегодняшний день физический износ имеют около 57 млн документов.
Чтобы решить эту проблему, в Приангарье была разработана и утверждена ведомственная целевая программа «Электронный архив особо ценных и ценных документов областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Иркутской области». Программа рассчитана на три года, ее стоимость – 16 млн рублей. В 2012 году начинается реализация задуманного – а именно сканирование первоисточников. Всего по программе планируется перевести «в цифру» 0,5% всех ветхих документов, а это около 3 млн листов.
Но, по словам Ольги Семеновой, отсканированный вариант не имеет гарантию сохранения текста на долгое время – данные может уничтожить вирус или магнитные бури. Поэтому требуется перенести информацию на другую электронную основу, которая обеспечит долгое хранение. Такой является микрофиша (пленка, на которой хранится фотография или текст в уменьшенном размере). Выделенных средств хватит на микрофильмирование 1,7 млн документов. Не исключено, что в будущем информационные ресурсы будут доступны в электронном виде в интернете. Достаточно будет только ввести запрос. Но для этого нужно не только оцифровать все архивные материалы, но и создать базу данных, что потребует много времени и колоссальных трудозатрат. А пока сделан первый шаг. Как заявила Ольга Семенова, в 2012 году будут проведены конкурсы на выбор компаний, которые поставят оборудование для сканирования и микрофильмирования, установят его. В лучшем случае непосредственная оцифровка документов начнется в четвертом квартале этого года.
– Правда, мы до сих пор не решили, какую часть архива будем сканировать и микрофильмировать в первую очередь, – заметила Ольга Семенова. – Все документы важны, и все 57 млн единиц требуют реставрации. А выбрать надо совсем немного. Очень трудная задача. Я сейчас задаю этот вопрос исследователям, но они также расходятся во мнении. В архиве порядка 30% документов по управлению иркутской губернией находится в ужасном состоянии, очень ветхие метрические книги области, которые не менее важны. Решить, что наиболее ценное, необходимо еще до конкурсов. Так что будем выбирать.
Директор казенного учреждения также обратила внимание на необходимость расширения читального зала, который сегодня вмещает всего девять человек. В итоге образуются очереди на два месяца вперед. Госархив ищет другие формы сотрудничества с исследователями. В частности, запущен сайт, где помещаются проекты работ, проводятся электронные выставки.
– Нам еще необходимо современное оборудование для создания лаборатории и центра по реставрации, – добавила Ольга Семенова. – Архивный документ – тот же памятник, только более хрупкий. Кроме того, мы намерены обратиться в правительство Иркутской области с просьбой выделить средства на переиздание первоисточников. На 3–4 материала тиражом в 200 экземпляров необходимо около 500 тыс. рублей. В этом году мы выпустили дневник настоятеля иркутской Знаменской церкви Петра Попова. Рукописный вариант находился в ужаснейшем состоянии и даже не выдавался по запросу. Теперь переизданный дневник будет заменять первоисточник.
